Как рассчитать среднесписочную численность работников

Сведения о среднесписочной численности работников организации ежегодно подаются в территориальный налоговый орган по месту постановки на учёт налогоплательщика. Юридические лица и индивидуальные предприниматели подают отчёт в соответствии с утверждённой формой. Бланк отчёта предельно прост и по сути, содержит лишь информацию о количестве человек в числовом формате и дату расчёта. Заполнить отчетность просто, но сами расчёты порой вызывают сложности даже у опытных сотрудников. Не ошибиться с расчётами среднесписочной численности поможет наша подробная инструкция.

Что такое списочная численность

Чтобы произвести все необходимые отчёты правильно, нужно чётко понимать, что такое списочная численность работников.

Списочная численность подразумевает под собой количество сотрудников организации, работающих в ней в конкретный день календарного года. Но не все работники учитываются при расчёте списочной численности.

Не подлежат учёту:

• внешние совместители;
• сотрудники, не заключившие трудовой договор с работодателем;
• собственники организации, не получающие заработную плату.

Вести учёт численности работников надлежащим образом помогает табель учёта рабочего времени, в котором отражается информация о каждом работнике организации за все дни календарного года. Но важно помнить, что отсутствие сотрудника на рабочем месте не является причиной для исключения его из отчётности, если он не попадает под указанные выше ограничения.

Также отдельному учёту подлежат сотрудники, работающие на условиях неполного рабочего времени.

Среднесписочная численность работников (СЧР) – это среднее значение между списочными численностями за разные периоды времени.

При расчёте среднесписочной численности из отчёта исключаются помимо прочих:

• сотрудники, находящиеся в неоплачиваемом учебном отпуске;
• женщины, находящиеся в декретном отпуске или отпуске по уходу за ребёнком.

Рассчитываем среднесписочную численность работников за месяц

Для того чтобы понять принцип расчёта, рассмотрим конкретную ситуацию и рассчитаем среднесписочную численность сотрудников за месяц.

Например, на 1 апреля в компании числилось 100 человек, 10 апреля были приняты на работу ещё 12 сотрудников, а 26 апреля уволился 1 человек. Больше до конца месяцев изменений в штате организации не происходило.

Представим полученную информацию в виде отдельных периодов:

• с 1 по 9 апреля численность работников составляла 100 человек,
• с 10 по 25 апреля – 112 человек,
• с 26 по 30 апреля – 111 человек.

Теперь у нас имеются все данные, необходимые для расчёта, и мы можем перейти непосредственно к вычислениям:

(9 дней*100 человек) + (15 дней*112 человек) + (4 дня * 111 человек) = 900+1680+444=3024

Чтобы вычислить среднее значение за месяц, разделим полученное число на количество календарных дней. В данном случае мы говорим об апреле и делителем будет число 30.

3024/30 = 100,8 человек

Используем принципы округления, чтобы результат был представлен целым числом и получаем среднесписочную численность работников за апрель – 101 человек!

Делать подобный расчёт нужно ежемесячно, в этом случае в конце года вы значительно сократите время на составление итогового отчёта для налоговой.

Рассчитываем среднесписочную численность работников за отчётный период

Отчётным периодом считается календарный год или весь период деятельности организации, если регистрация юридического лица произошла меньше года назад.

Формула расчёта СЧР за год выглядит следующим образом: сумма СЧР за все месяцы разделённая на 12.

Для примера возьмём вычисленную ранее СЧР за апрель и рассмотрим вычисления с произвольными данными за другие месяцы:

(96+94+96+101+99+98+103+99+101+103+103+98) / 12 = 99,2

После округления получаем число 99, которое и будет являться результатом, необходимым нам для отчета.

Пример заполнения отчёта для предоставления в налоговый орган:

Рассчитав несколько раз среднесписочную численность работников за месяц, вы оставите позади все сложности, связанные с подготовкой отчётности. Сложные на первый взгляд вычисления на деле оказываются довольно простыми арифметическими действиями.